أفضل الطرق لتنظيم وإدارة وقتك بشكل فعال

أفضل الطرق لتنظيم وإدارة وقتك بشكل فعال

كتبت-كريمة عبد الوهاب

تتواجد دائماً مهام أكثر من الوقت المتاح سواء كانت مهام شخصية أو مهنية أو ترفيهية أو علمية أو تطويرية أو حتى هوايات، وقد يفنى عمر الإنسان، ولم ينجز بعد كل ما كان يخطط له، تاركًا الأمر لغيره ليكملوا مسيرته، وهنا يأتي دور إدارة أو تنظيم الوقت، ويقصد به عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز المهام الكثيرة والمتنوعة، وذلك بهدف زيادة فعاليته و كفاءته وإنتاجيته.
١-التنظيم
يجعلك التنظيم على دراية كاملة بالمهام التي يجب إتمامها وتوقيتها، كما أن التنظيم هنا يعني وجود مفكرة مقسمة إلى موضوعات أو تقويمًا به مواعيدك أو ترتيب الأوراق بحيث يسهل لك الوصول إليها وغير ذلك مما تجده مناسبًا لنمط حياتك أو طبيعة مهمامك.
٢- الأولوية
تعتبر تقييم المسؤوليات والمهام وترتيبها في أولويات مهارة ضرورية للغاية لنجاح إدارة الوقت، فمثلًا يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة أولًا ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهام البسيطة ثم الأعقد، أو العاجلة قبل الآجلة، ولا يوجد قواعد صارمة هنا، فالأمر يتسم بالمرونة.

٣- تحديد الهدف

تعتبر تلك الخطوة هي أولى خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تستطيع تحقيق أي شيء بالنظر إلى قمة الهرم، ولذلك عليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر ذات مدى زمني محدد ثم تبنيها معًا حتى يكتمل الهدف.

٤- التخطيط

يعد التخطيط ركن أساسي للغاية فهو ضمن مهارات إدارة الوقت، ولذلك من الضروري رسم مسار يومك وترتيب مواعيد الاجتماعات والتسوق وإصلاح السيارة ومتابعة مدرسة الأطفال إلى غير ذلك من المهام التي لم ولن تنتهي.

وسائل إدارة الوقت

١- الخرائط الذهنية

يفضل الكثيرون استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتفريعها بدلًا من التخبط والعشوائية لينعموا براحة البال، فالأمر أشبه بقص المعلومات المتشابكة في ذهنك ولصقها في خريطة ذهنية ليتفرغ عقلك إلى إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى، حيث توجد عدة برامج ومواقع لتصميم الخرائط الذهنية، لكن يمكنك ببساطة استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير لذلك.

٢-المفكرات

يمكنك كتابة ما تريده في مفكرتك مثل الأسئلة العشوائية التي تأتي إلى ذهنك طوال الوقت، أو قائمة التسوق، أو قطع غيار السيارة، أو المهارات الوظيفية ولا تحتاج إلى ورقة أو قلم وشطب بعض الكلمات من حين لآخر، كما يمكنك أيضاً استخدام عشرات التطبيقات على الهاتف المحمول، ويعتبر تطبيق Keep من أفضل التطبيقات وذلك لبساطته وفعاليته، كما يمكنك ربطه بحسابك وتحديث المفكرة تلقائيًا، بحيث إذا ما فقدت البيانات على هاتفك، يمكنك استعادتها بسهولة.

٣- التقويم

إذا كنت تقوم بحضور الكثير من الاجتماعات سواء داخل القاعات أو على الإنترنت، وإذا كنت تقابل الكثير من الناس، فإنك قد ترتبك و تنسى إحدى الاجتماعات، مما قد يضر بسمعتك أو يوقع عليك ضررًا كبيرًا، ومن هنا تأتي أهمية التقويم الذي يرتب لك مواعيدك ويرسل إليك تنبيهًا باقترابها أو حين يحين موعدها، ويعتبر تقويم Google Calendar جميل للغاية لسهولته وإمكانية مزامنته على حسابك تلقائيًا.