مقالات

كيفية زيادة الإنتاجية وتنظيم الوقت بشكل أفضل

كيفية زيادة الإنتاجية وتنظيم الوقت بشكل أفضل

كتبت / سلمي محمد

يسعي جميع الأشخاص إلى زيادة معدلات إنتاجهم مهما اختلف منظورهم لزيادة الإنتاجية الشخصية ، حيث إن البعض يكون راضٍ عن إنتاجه عند انتهائه من ساعات عمل محددة، وآخرين عند قيامهم بأكثر من عمل في آن واحد، ولكن ما لا يختلف عليه أحد أن زيادة معدلات الإنتاج الشخصي هي أحد المهارات الهامة اللازمة لتقدم الأفراد والمؤسسات.

لا شك أنك وجدت نفسك يومًا ما تحت ضغط كبير ، وتمنيت أن تضيف المزيد من الساعات إلى يومك لكن هذا مستحيل ، لأنك تمتلك أربع وعشرون ساعة في اليوم ، ولذلك لديك خياران لزيادة إنتاجيتك وهما :

إما أن تخصص المزيد من الوقت للعمل ، أو تتبع استراتيجية عمل أفضل. إن زيادة الإنتاجية في العمل ليست علمًا معقدًا ، فكل ما تريده هو إدارة وقتك بشكل صحيح حتى تتمكن من إنجاز أكبر عدد ممكن من المهام خلال اليوم.

أشارت بعض الدراسات العلمية أن هناك علاقة طردية بين زيادة معدلات الإنتاج الشخصي والشعور بالسعادة والرضا عن النفس .لذلك هناك تغييرات روتينية صغيرة تزيد من إنتاجيتك بشكل كبير وهي:

1-الاستيقاظ مبكرًا

يحب بعض الأشخاص النوم لأطول فترة ممكنة، لكن عند بدء اليوم مبكرًا سيمنحك وقتًا إضافيًا لتخطيط ما سيتم إنجازه على مدار اليوم وربما يمكن البدء في بعض المهام الذي تحتاج للتركيز والنشاط، وذلك لأن الشخص يكون أكثر تركيزًا ونشاطًا في الصباح الباكر. يمكن بالطبع التعويض بالذهاب إلى الفراش والنوم مبكرًا بقليل.

2-إعداد قائمة مهام

إن وضع قائمة مهام يمكن أن يحدث العجائب عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، لان هناك الكثير من المهام التي يحتاج الشخص إلى إنجازها علي مدار اليوم. في الصباح الباكر يمكن إعداد قائمة المهام التي تساعد في زيادة الإنتاجية نتيجة لإفساح المجال للتركيز على الإنجاز على مدار اليوم بشكل منظم.

3-ترتيب الأولويات

أكد الخبراء على ضرورة تحديد أولويات المهام وذلك بسبب أهميتها. وذلك من خلال التأكد من معالجة المهام الأكثر أهمية أولاً. وبذلك سيضمن الشخص أنه يقضي معظم الوقت في انجاز الأمور ذات الأولوية والأهمية بشكل منظم.

4-استبعاد الأمور الهامشية

إن الاعتذار عن القيام بقضاء احتياجات وطلبات تخص الآخرين يفتح الأبواب لزيادة الإنتاجية بشكل فعال. لأن عندما لا يستطع الشخص تحمل القيام بمهمة ما قد تؤثر سلبيًا على إنتاجيته وجودة عمله. إن الحل هو أن يقول لا للمهام والالتزامات، التي لا تتوافق مع أهداف وأولويات الحياة اليومية الخاصة لديه.

5-التخلص من مصادر الإلهاء

إذا لم يتمكن الشخص من التخلص من مصادر الإلهاء والتشتيت، فعليه أن يسعى إلى تقليلها قدر الإمكان. مثال علي ذلك قبل أن يجلس للعمل يمكن أن يتأكد من إغلاق التنبيهات على الهاتف الذكي وجهاز الكمبيوتر. وربما يحتاج البعض إلى ضبط الهاتف على وضعية صامت.

6-فترات راحة منتظمة

يبدو للبعض أن الجلوس لمدة 8 ساعات متتالية هو أفضل طريقة لتكون أكثر إنتاجية، لكنها ليست كذلك إطلاقاً. قد تبين أن أخذ فترات راحة منتظمة يمكن أن يساعد على أن يكون الشخص أكثر إنتاجية.

يمكن أن تساعد فترات الراحة على تقليل مستويات التوتر وإعادة شحن طاقة الجسم ليرجع بنفس النشاط وتساعد أيضاً على إعادة التركيز بمجرد العودة إلى العمل.

7- ممارسة مهمة واحدة

ثبت أن تعدد المهام يؤدي إلى انخفاض بنسبة 40٪ في الإنتاجية، لأن دماغ الإنسان لا تستطيع أن تفعل شيئين في نفس الوقت. إن تعدد المهام في بعض الأحيان يساعد على سرعة الإنجاز، ولكن قد تبين أن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، يمنح كل مهمة انتباها كاملا ما يؤدي إلى إتمامها في وقت قصير وبجودة عالية.

8-تمارين رياضية بانتظام

إن هناك طريقة أخرى لزيادة الإنتاجية وهي الانخراط في نشاط بدني خلال اليوم، يمكن القيام بما يلي:

1-القيام بتمرين سريع قبل العمل، مثل المشي أو ركوب الدراجة للذهاب إلى العمل إذا كان ذلك ممكنًا.

2-الخروج لنزهة قصيرة أثناء استراحة الغداء.

3-الوقوف وممارسة بعض تمارين الإطالة كل ساعة.
تعزز التمارين مستويات الطاقة وتعزز الوضوح الذهني، لذا فهي لازمة للمساعدة في زيادة الإنتاجية.

9-الاستفادة من التكنولوجيا

يوجد أنواع عديدة من التكنولوجيا تساعد في زيادة الإنتاجية بشكل كبير. على سبيل المثال يمكن استخدام تطبيقات الإنتاجية وأدوات تتبع الوقت وبرامج إدارة المشاريع لتبسيط سير العمل وانتظامه. إن هناك حاجة إلى الاستفادة من جميع التقنيات المتاحة للمساعدة في زيادة الإنتاجية.

10- التفكير والمراجعة

يوصي الخبراء بأخذ بعض الدقائق في نهاية كل يوم للتفكير فيما تم إنجازه على مدار اليوم ومراجعة أي مجالات تحتاج للتحسين والتخطيط لليوم التالي. إن هذه الفترة القصيرة للمراجعة في نهاية اليوم ستؤدي بشكل منتظم إلى تعزيز الوعي الذاتي وتفسح المجال للنمو المستمر وتحسين الإنتاجية.

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى

أنت تستخدم إضافة Adblock

لديك مانع اعلانات فضلآ قم بتعطيله لتستطيع استخدام موقعنا